Il 1 gennaio 2022 sono entrate in vigore le nuove Linee Guida dell’Agenzia per l’Italia Digitale in tema di “Formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici”.
Il nuovo assetto contrattuale previsto dall’AGID impone che il Committente Titolare dei documenti (nella fattispecie l’utilizzatore dei Gestionali Passepartout), deleghi al Conservatore Passepartout S.p.A, solamente il ruolo di Responsabile del Servizio di Conservazione e non anche il ruolo di Responsabile della Conservazione.
Quest’ultimo ruolo potrà essere ricoperto solo da un soggetto, diverso dal Conservatore, che dovrà essere nominato dall’azienda Titolare dei documenti da conservare.
In virtù di quanto sopra riportato:
- Le nuove sottoscrizioni che prevedano il servizio di Conservazione Digitale, segnatamente quello della Fattura Elettronica All Inclusive, adotteranno fin da subito i nuovi modelli contrattuali identificando il Legale Rappresentante dell’azienda Titolare dei documenti come Responsabile della Conservazione.
- I contratti preesistenti verranno adeguati nominando Responsabile della Conservazione il Legale Rappresentante dell’azienda Titolare. La modifica unilaterale verrà comunicata tramite PEC a partire dal 3 gennaio. Non sono richieste ulteriori azioni da parte del Partner o del Cliente per il perfezionamento della nomina o per l’accettazione delle modifiche contrattuali.
Nel caso in cui il Titolare della Conservazione intenda nominare come Responsabile della Conservazione un soggetto diverso da quello proposto per default, dovrà accedere a www.passhub.it alla nuova pagina “Azienda – Responsabile Conservazione” (per i contratti preesistenti la pagina si attiverà solo dopo l’invio da parte di Passepartout della PEC che informa sulla modifica unilaterale).
La procedura prevede la notifica tramite email al nuovo Responsabile Il perfezionamento della nomina avviene con l’accettazione dell’incarico da parte del nuovo Responsabile dopo la relativa notifica tramite email inviata automaticamente da Passhub.
Le modifiche contrattuali sopra descritte non incidono sulle condizioni economiche preesistenti né prevedono nuovi oneri procedurali da parte del Cliente in tema di conservazione dei documenti.