La gestione documentale rappresenta una delle sfide più complesse per le aziende moderne, soprattutto quando si tratta di realtà articolate e in continua evoluzione. Per comprendere meglio l’impatto di una soluzione come Adiuto, abbiamo intervistato l’Arch.Daniele Deiro del Gruppo Deiro, che opera nel settore delle costruzioni, nell’immobiliare e nei servizi di global service.
Il software Adiuto è stato adottato, nelle varie aziende del gruppo, per ottimizzare i processi produttivi di gestione nella realizzazione di interventi edilizi, nella gestione dei contratti di locazione nell’immobiliare e nella gestione e controllo delle attività di manutenzione nel Global Service, garantendo così efficienza e flessibilità.
Quali erano le difficoltà che incontravate prima di adottare Adiuto?
“Il gruppo DEIRO aveva da tempo l’esigenza di trovare un software documentale adeguato, ma le soluzioni presenti sul mercato non soddisfacevano appieno le necessità del Gruppo. Ciò che ha colpito maggiormente dell’offerta di Adiuto è stata la sua natura flessibile: una “scatola vuota” che può essere modellata in base al proprio know-how. La possibilità di creare e modificare famiglie documentali in funzione all’esigenza e all’evoluzione aziendale, combinata alla scoperta delle potenzialità dei workflow, ha rappresentato un vero punto di svolta per la gestione operativa del gruppo.”
Perché avete scelto Adiuto?
“Uno dei principali vantaggi di Adiuto risiede nella sua capacità di essere multi-aziendale e personalizzabile direttamente dall’azienda. Se per alcuni processi più complessi legati ai workflow è fondamentale il supporto di un tecnico esperto, per le operazioni di base potevamo operare autonomamente nella configurazione. Con oltre 250 famiglie documentali e un centinaio di workflow attivi da più di dieci anni, il Gruppo Deiro ha riscontrato un significativo miglioramento dell’efficienza operativa. Adiuto è diventato un vero e proprio collaboratore virtuale, capace di automatizzare procedure ripetitive e di liberare risorse per attività a maggiore valore aggiunto.”
Una delle applicazioni che utilizzate riguarda la gestione e la condivisione delle informazioni.
“Esatto, uno degli aspetti più apprezzati di Adiuto è la sua capacità di ottimizzare il flusso dei processi e delle informazioni all’interno dell’azienda. Il software è in grado di inviare e archiviare automaticamente qualsiasi documento, nel nostro caso invia e archivia in modo automatico circa 8.000 e-mail all’anno, consentendo di reperire recuperare con facilità tutta la corrispondenza relativa a una specifica commessa o ad uno specifico fornitore. Questo livello di integrazione migliora la collaborazione interna tre le varie figure coinvolte e riduce drasticamente il rischio di perdita di documenti o informazioni rilevanti. L’adozione di Adiuto ha portato un miglioramento significativo nella qualità del lavoro e da non sottovalutare il profilo della sicurezza documentale, molto apprezzato dagli ispettori durante gli audit di qualità. La reperibilità immediata dei file, organizzati per commessa, consente di avere sempre sotto controllo lo stato delle pratiche, riducendo i tempi di ricerca e garantendo una maggiore tracciabilità. Non meno importante, Adiuto ci ha permesso anche di gestire la posta elettronica PEC del Gruppo, oltre alle varie mail inviate e archiviate automaticamente previste nei workflow, ottimizzando attività manuali ripetitive e rendendo il flusso di lavoro più snello ed efficiente.”
Parlando di integrazione, quanto è stato importante collaborare con Texo Software?
“L’implementazione di Adiuto è stata guidata dalla professionalità di Texo Software, che ha saputo risolvere le problematiche operative e assistere il Gruppo Deiro nella configurazione del sistema. È importante dotarsi, all’interno dell’azienda, di una figura con competenze del know-how aziendale, in grado di collaborare con il consulente per sfruttare al massimo le potenzialità di Adiuto. Il software non è solo un semplice archivio documentale, ma un vero e proprio strumento di automazione che, se implementato correttamente, permette di trasformare radicalmente il modo in cui vengono gestiti i processi aziendali e permettere agli utilizzatori di poter gestire al meglio il proprio lavoro. L’esperienza e la competenza dei tecnici Texo Software è stata fondamentale per permetterci una corretta implementazione del sistema.”
L’esperienza del Gruppo Deiro con Adiuto dimostra come una soluzione documentale ben implementata possa fare la differenza in termini di efficienza, sicurezza e tracciabilità. Grazie al supporto di Texo Software e alla flessibilità del sistema, il Gruppo Deiro ha potuto digitalizzare e automatizzare gran parte dei suoi processi, migliorando la gestione delle informazioni e liberando risorse per attività più strategiche.
Adiuto non è solo un software documentale, ma un vero e proprio partner digitale che aiuta le aziende a crescere e ad affrontare con successo le sfide del futuro.